Hvad skal opbevares og hvordan?

Alle grupper får en del dokumenter, der skal opbevares i kortere eller længere tid. Disse skal være lette at finde, når de skal bruges. Nogle skal gemmes i ubegrænset tid, nogle mindst 5 år, medens andet kan makuleres, når det er uaktuelt. For hele tiden at kunne finde frem til papirerne er det en hjælp, hvis gruppebestyrelsen beslutter, hvad, hvor længe og hvor, papirerne skal opbevares.

  

Opbevares ubegrænset

  • Indmeldelsesblanketter på alle gruppens medlemmer - se bestemmelsen under Gruppens Økonomi, Styring af økonomien

  • Gruppebestyrelsens protokol med alle gruppebestyrelsens beslutninger

  • Skøder og andre dokumenter vedr. fast ejendom

  • Gældende aftaler med offentlige myndigheder, med private eller andre organisationer

  • Pantebreve

  • Lejekontrakter

  • Forsikringspolicer

  • Værdipapirer

Opbevares i mindst 5 år

  • Indmeldelseblanketter på tidligere medlemmer

  • Regnskaber (kassesammendrag)

  • Kassebog

  • Bilag

  • Gamle bankbøger

  • Checkhæfter

  • Kontoudtog fra giro/bank

Opbevares efter gruppebestyrelsens beslutning

  • Afsendte breve

  • Modtagne breve

  • Medlemsopgørelser til korpset

  • Medlemslister

  • Referater fra ledermøder

  • Programmer

  • Gruppeblade

  • Historisk materiale (materiale af korpsmæssig interesse modtages meget gerne til Historisk Samling, på Administrationscentret)

 

Hvor opbevares det?

Hos kassereren:

  • Kontanter

  • Regnskaber, det løbende og kopier af et par år tilbage

  • Bankbøger i brug

  • Checkhæfter for indeværende regnskabsår

  • Kontoudtog fra giro/bank, indeværende regnskabsår

  • Kopier af pantebreve, der fortsat betales af på

  • Lejekontrakter

  • Forsikringspolicer

  • Medlemslister

  • Indmeldelsesblanketter for alle medlemmer samt medlemmer, der har forladt gruppen inden for de seneste 5 år

 

I gruppens sikringsarkiv

(f.eks. bankboks eller lign.)

  • Gruppebestyrelsen protokol

  • Skøder m.m

  • Aftaler

  • Værdipapirer

  • Min. 5 års regnskab med kassesammendrag, kassebøger, bilag, bankbøger, checkhæfter, kontoudtog fra giro/bank

  • Andet efter gruppebestyrelsens beslutning

Hos gruppelederen

  • Det øvrige