Arkivfoto. Foto: Frederik Kehlet
19-03-2020
Myndighederne anbefaler ikke at mødes mere end 10 personer. Det har betydning for gruppers og distrikters generalforsamling, som ikke kan gennemføres. Læs her, hvordan du forholder dig til aflyste generalforsamlinger.

Generalforsamlinger og distriktsmøder aflyses: Sådan forholder du dig

Myndighederne anbefaler nu, at man ikke afholder arrangementer hvor der er mere end 10 personer til stede. KFUM-Spejderne i Danmark fastholder, at vi ikke mødes fysisk overhovedet, og derfor er blevet umuligt at gennemføre de generalforsamlinger som ellers er bestemt i vores love og vedtægter.

Rent praktisk betyder det, at man som gruppe eller distrikt er nødt til at oplyse medlemmerne om, at generalforsamlinger og distriktsmøder aflyses og flyttes til et senere tidspunkt. Dette senere tidspunkt bør være snarest muligt efter at det er officielt muligt at gennemføre arrangementer med det antal deltagere som det forventes der vil deltage i de pågældende møder.

Når man aflyser, så bør det klart fremgå hvem der er afsender af aflysningen og hvem der har taget beslutningen.

Når man får mulighed for at mødes igen, så bør man være meget omhyggelig med at få ført til referat for generalforsamlingen eller distriktsmødet, at 1) generalforsamlingen afholdes for sent i forhold til lovene, 2) at årsagen til dette var en generel national anbefaling om ikke at mødes, og et krav fra landsorganisationen om ikke at mødes fysisk i spejderregi og 3) at de tilstedeværende giver mandat til de der har taget beslutningen om aflysningen, således at de har fået lov til det - bare på bagkant af situationen.

Det er vigtigt at vi overholder alle de officielle anbefalinger, og derfor skal der ikke afholdes generalforsamlinger før tidligst når de officielle anbefalinger eller anbefalingerne fra KFUM-Spejderne i Danmark giver mulighed for det.

Man kan også vælge at holde generalforsamlingen elektronisk via f.eks. Skype, Go To Meeting, Hangouts eller på anden måde som et videomøde. Hvis man vælger denne fremgangsmåde, så er det meget vigtigt at der kommunikeres klarts og tydeligt om dette, herunder hvad der skal til for at man kan deltage, og at alle har lige mulighed for deltage. Det kan være en udfordring når der er mange deltagere, eller når deltagerne ikke har den software der skal benyttes.