13-04-2018
25. maj træder den nye persondataforordning i kraft. Læs her, hvad den kommer til at betyde for gruppen.

Den 25. maj 2018 træder EU's ny persondataforordning i kraft. Det er et regelsæt som får betydning for, hvordan virksomheder og organisationer håndterer persondata, herunder også spejdergrupper, distrikter, spejdercentre, kursusstabe osv.

Hvad er persondataforordningen?

Forordningen er et sæt regler udarbejdet af EU, som sætter nogle rammer og krav for, hvordan man fx som organisation skal opbevare og behandle medlemmernes persondata som fx adresse, mail, helbredsoplysninger osv.

Persondataforordningen afløser persondataloven og har til formål at sikre beskyttelse af de personoplysninger som spejderorganisation indsamler på vores medlemmer.

Hvad er persondata?

Persondata er data vi som spejdergruppe indsamler om en person og som til sammen kan være med til at identificere personen. Det kan f.eks. være navn og telefonnummer, navn og mailadresse, adresse og telefonnummer. Sidstnævnte er et eksempel på data som indirekte kan være med til at identificere en person, også sådanne data er omfattet af persondataforordningen

Hvad skal vi gøre anderledes i vores gruppe/enhed, når forordningen træder i kraft?

Som udgangspunkt så er hovedreglen at vi kun skal indsamle, opbevare og behandle persondata, når der er et klart formål med det. Og når vi ikke længere skal bruge det, skal vi skille os af med det igen.

Et klart formål er f.eks. stamoplysninger på vores medlemmer i form at navn, adresse, fødselsdato, kontaktoplysninger i form af mail, telefon, pårørende, skole. De oplysninger må/skal vi opbevare så længe medlemmet er aktivt og stiller lovgivningen krav om dokumentation må vi opbevare dem så længe der er krav om dette (typisk op til 5 år).

Ansvaret for at vedligeholde data påhviler den gruppe hvor medlemmer har sit medlemskab.

Data i Medlemsservice vil blive sat op til at de anonymiseres 5 år efter et medlem har haft sit seneste aktive medlemskab eller funktion i gruppen. I Medlemsservice vil det som udgangspunkt kun være ledere der har adgang til medlemsdata. Vælger man at inddrage andre i gruppen(forældre/grupperåd) til at vedligeholde og opdatere medlemslister er det vigtigt, at de pågældendes rettigheder fjernes når de stopper med funktionen. Det gælder også for ledere.

Ofte vil der være andre steder, hvor persondata opbevares. Eksempler er hjemmeside, deltagerlister eller andet, og vi skal tænke over kun at dele persondata med de ledere/forældre, som det er relevant for. En bæverforælder bør altså ikke have adgang til kontaktoplysninger på juniorerne, med mindre der er et formål med det. Når data ikke er relevant skal de slettes.

Et andet eksempel er sommerlejren, hvor gruppen indhenter indscannede kopier af spejdernes sygesikringskort, så man er klar, hvis uheldet er ude. Her er det vigtigt, at man – så snart turen er overstået skiller sig af med disse kopier igen. Og desuden, at kun de ledere, det er relevant for, har adgang til oplysningerne under lejren.

Hjælp til det formelle.

Den nye persondataforordning stiller en række formelle krav til de medlemsbærende organisationer

Lige nu arbejder administrationscentret på at få skrevet/opdatere følgende dokumenter:

  • Persondatapolitik – en beskrivelse de retningslinjer og procedurer vi har for håndtering og opbevaring af persondata. Den kommer til at gælde for alle(Grupper, distrikter, korps)
  • Samtykkeerklæring – den tekst som beskriver hvordan vi behandler data og hvilke rettigheder et medlem har til at få indsigt i egne data.

Som med meget anden ny lovgivning, er der endnu detaljer omkring persondataforordningen, som ikke er afklaret Fra administrationen følger vi, hvordan dan myndighederne fortolker lovgivningen, og vil løbende skrive ud til medlemsansvarlige m.m. med nye anbefalinger, hvis det viser sig nødvendigt.

Forårsrengøring

Persondataforordningen er en god anledning til at lave lidt forårsrengøring i hytten og få ryddet ud i gamle ringbind, lister og meget mere, så I er sikre på, at I ikke har info liggende, som I ikke bør. Husk at lister med navne og adresser ikke bare må smides ud med almindeligt affald, så enten skal det makuleres eller brændes.